Registration / Inscripción

Español: Lea toda la información en esta página antes de continuar con los enlaces, que abren con fechas indicadas. El formulario para el subsidio de inscripción se encuentra al final de esta página y estará activo hasta el 22 de octubre.

El enlace a continuación lo llevará a un portal de pago que abre 3 Noviembre donde podrá registrarse para la conferencia si alguno de los siguientes criterios se aplica a usted:

• Su resumen ha sido aceptado para presentación oral o como póster destacado (la notificación se hará a finales de octubre)
• Usted es el convocante principal de la sesión
• Usted es líder o co-líder de un taller o excursión
• Usted es un orador invitado (por ejemplo, sesión magistral o sesión plenaria de la conferencia)

En este sitio pagará tanto la tarifa de inscripción como la de resúmenes.

English: Please read all information on this page before proceeding to the links, which open on indicated dates. Form for registration subsidy is at the bottom of this page and will be active until October 22.

The link below will take you to a payment portal opening November 3 where you can register for the conference if one of the following applies to you:

• Your abstract has been accepted for oral presentation or as a highlighted poster (notification in late October)
• You are a lead session convener
• You are a workshop or field trip leader or co-leader
• You are an invited speaker (e.g. session keynote or conference plenary)

At this site you will pay for both registration and abstract fees.

El enlace siguiente abre 17 Noviembre y lo llevará a un portal de pago donde podrá registrarse para la conferencia e inscribirse en excursiones y talleres previos y posteriores a la conferencia. La inscripción se cerrará cuando se alcance la capacidad máxima de la conferencia de 600 participantes (participantes inscritos durante la semana completa). Anticipamos que habrá una gran demanda de participación en la conferencia, por lo que recomendamos registrarse tan pronto como sea elegible. Las personas que se registraron durante el período de inscripción temprana pueden regresar a este portal después del 17 de noviembre e inscribirse para excursiones o talleres.

The link below will open November 17 and take you to a payment portal where you can register for the conference and sign up for pre- and post-conference field trips, and workshops.  Registration will close when the maximum conference capacity of 600 full-week participants is reached. Because we anticipate that there may be a high demand for conference participation we recommend registering as soon as you are eligible. Individuals who registered during the early registration period may return here after November 17 and sign up for field trips or workshops.

Los costos de inscripción cubrirán:

• Recepción de bienvenida el domingo por la noche
• El programa completo de la conferencia 
• Un viaje de campo a mitad de la conferencia al volcán de Pacaya o al de Fuego 
• Entrada a los eventos culturales los lunes, martes y jueves por la noche.
• Evento de clausura el viernes por la noche 

La inscripción no cubrirá las excursiones y talleres (opcionales) previos y posteriores a la conferencia. Los costos de estos eventos son administrados por los líderes de excursiones y talleres y tienen un espacio limitado. La información sobre los eventos previos y posteriores a la conferencia se proporcionará a mediados de Octubre y se puede encontrar en las páginas de talleres y excursiones.

Al fin de Octubre se publicarán enlaces a información práctica sobre La Antigua Guatemala, la sede de la conferencia y los costos de viaje previstos. Alguna información sobre apoyo para viajes se publicará aquí una vez que se abra el registro.

Se pondrá a disposición de los participantes locales un número limitado de pases diarios de entrada a la conferencia. Dado el tamaño limitado del lugar, será necesario hacer reservaciones con anticipación para obtener pases diarios de entrada a la conferencia.

Acompañantes de asistentes registrados de la conferencia son bienvenidos a La Antigua Guatemala; sin embargo, dada la restricción de tamaño del lugar, no será posible que los acompañantes participen en el programa diario regular. Habrá opciones para que los acompañantes participen en algunos eventos culturales de la conferencia y los costos se publicarán a mediados de noviembre.

Registration costs will cover:

• The ice breaker on Sunday evening
• The full conference program 
• A mid-conference field trip to Pacaya or Fuego 
• Entrance to the cultural events on Monday, Tuesday, and Thursday evenings
• A closing event on Friday evening 

Registration will not cover the (optional) pre- and post- conference field trips and workshops. These costs are managed by field trip and workshop leaders and are limited in space. Information about pre- and post-conference events will be provided in mid-October and can be found on the workshops and field trips pages.

Links to practical information about La Antigua Guatemala, the conference venue, and expected travel costs will be posted in late October. Some information about travel support options will be posted here after registration opens.

A limited number of daily conference entry day passes will be made available for local participants. Given the limited size of the venue reservations will need to be made in advance for day participation. 

Accompanying guests are welcomed to La Antigua Guatemala, however given the venue’s size restriction it will not be possible for accompanying guests to participate in the regular daily program There will be options for accompanying guests to participate in some conference cultural events and costs will be published in mid-November.

Apoyo a Los Costos de Registro (Subsidios):

Nuestro objetivo es que Cities on Volcanoes 12 sea accesible e inclusivo para participantes de diversos orígenes. La cuota completa de registro es 375.00 EUR. El subsidio para la inscripción/registro se escalonará según tres categorías:

• Con subsidio parcial la cuota de registro es 250 EUR para participantes que cumplan con una de las siguientes condiciones: que residen en un país de bajos ingresos, que son estudiantes/profesionales que inician su Carrera, sin afiliación a una Universidad o Centro de Investigación.
• Con subsidio alto la cuota de registro es 150 EUR para participantes que cumplan con las siguientes dos condiciones: residen en un país de bajos ingresos y son estudiantes/profesionales que inician su carrera 
• Con subsidio total la cuota de registro es 50 EUR para participantes que cumplan con las siguientes tres condiciones: residen en un país de bajos ingresos, son estudiantes/profesionales que inician su Carrera, y no tiene afiliación a una Universidad o Centro de Investigación

Las condiciones anteriores son necesarias, mas no suficientes para aprobar el subsidio que tambien dependera de la cantidad de fondos.

Importante: Los participantes deberán solicitar el subsidio de inscripción antes de registrarse. El formulario para solicitar una subvención, vinculado a continuación, se abrirá el 8 de octubre y se cerrará el 22 de octubre. No es necesario llenar este formulario a menos que estés solicitando una subvención.

Support Towards Registration Costs (Subsidies):

Our goal is for Cities on Volcanoes 12 to be accessible and inclusive for participants from diverse backgrounds. The full registration fee is 375.00 EUR. The registration subsidy will be tiered according to three categories:

• With partial subsidy, the registration fee is 250 EUR for participants who meet one of the following conditions: reside in a low-income country, are students/professionals beginning their career with affiliation at a University or Research Center
• With a high subsidy, the registration fee is 150 EUR for participants who meet the following two conditions: they reside in a low-income country and are students/professionals starting their career.
• With full subsidy, the registration fee is 50 EUR for participants who meet the following three conditions: they reside in a low-income country, are students/professionals starting their career, and do not have affiliation to a University or Research Center

The previous qualifications are required, but not sufficient to approve a registration subsidy, which will also depend on the availability of funds.

Important: Participants will need to apply for registration subsidy prior to registration. The form to apply for a subsidy, linked below, will open October 8th and will close on October 22nd. There is no need to fill out this form unless you are requesting a subsidy.

Registration Subsidy Form (English) Closes October 22

Formulario de Subsidio de Registro (Español) Cierra 22 Octubre

Costo de Resúmenes: Aquellas personas que se registren para COV12 y cuyos resúmenes sean aceptados deberán pagar el envío de resúmenes durante su registro. La tarifa del resumen es el 10% de la tarifa de inscripción (es decir, $5, $15, $35, $55) y sus ingresos se destinarán directamente a becas de viaje para la conferencia que otorgará la IAVCEI.

La membresía de IAVCEI es requerida para la mayoría de los participantes pertenecientes a la comunidad académica-vulcanológica, aunque no se requiere membresía de IAVCEI para los participantes que no presenten una charla o poster. Las normas del IAVCEI son las siguientes:

Participantes de la reunión que presenten un resumen y sean pertenezcan a la comunidad académica-vulcanológica, deberán ser miembros activos de IAVCEI en el momento de participar en la reunión; Los presentadores de resúmenes seleccionados estarán exentos de este requisito según su estatus y antecedentes específicos (por ejemplo, autoridades locales, maestros de escuela, participantes de la comunidad, autoridades de protección civil, artistas, periodistas). Se recomienda la membresía en IAVCEI y hay exenciones de tarifas disponibles para necesidades demostradas”

Abstracts Fees: Those individuals registering for COV12 and with accepted abstracts will be requested to pay for abstract submission during their registration. The abstract fee is 10% of the registration fee (i.e., $5, $15, $35, $55) and its revenue will go directly to travel grants for the conference that will be awarded by IAVCEI. 

IAVCEI membership is required for most participants from broad volcanology disciplines although IAVCEI membership is not required for non-presenting participants.  The IAVCEI membershp rules are the  following:

Participants to the meeting that present an abstract and are from the broad volcanology community will be required to be active members of IAVCEI at the time of the meeting; selected abstract presenters will be exempted from this requirement based on specific status and background (e.g., local administration, local authorities, school teachers, community participants, civil protection authorities, artists, journalists).  Membership in IAVCEI is encouraged and fee waivers are available for demonstrated need.”